Informativa sul trattamento dei dati personali

Perché ricevi questa informativa

Ti è stato chiesto di compilare un questionario sull'uso dell'intelligenza artificiale nel tuo lavoro. Il questionario è parte di un percorso di formazione commissionato da Alfacubo S.r.l.

Questo documento spiega chi tratta i tuoi dati, per quale motivo, per quanto tempo e quali diritti puoi esercitare.

Chi tratta i tuoi dati

I ruoli cambiano a seconda del questionario compilato.

Contatto per entrambi i trattamenti: privacy@pairos.it

Quali dati raccogliamo

• Dati identificativi: nome e cognome, ruolo o area di attività, anzianità di collaborazione
• Dati sull'esperienza professionale: strumenti digitali utilizzati, attività svolte, tempo dedicato ad esse
• Opinioni e valutazioni personali: il tuo punto di vista sugli strumenti di intelligenza artificiale e la tua disponibilità a ricoprire un ruolo di riferimento interno
• Dati tecnici raccolti automaticamente dalla piattaforma: indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, data e ora di invio. Servono al funzionamento del modulo e alla protezione da invii automatizzati, non vengono usati per profilazione

Non raccogliamo categorie particolari di dati (art. 9 GDPR): nessun dato relativo alla salute, alle convinzioni religiose o filosofiche, alle opinioni politiche, all'appartenenza sindacale o all'orientamento sessuale. Ti chiediamo di non inserirne nei campi a risposta libera.

Non vengono utilizzati cookie di profilazione né sistemi di tracciamento pubblicitario.

Dati che possono arrivare da altri

Nel questionario rivolto alla direzione vengono chieste informazioni sull'organizzazione del lavoro che possono includere nomi e valutazioni riferiti ai collaboratori (per esempio chi partecipa alla formazione, chi potrebbe fare da riferimento interno, come si pone il gruppo verso questi strumenti).

Categorie di dati: nome, ruolo, tipo di rapporto professionale, valutazioni espresse dalla direzione sull'atteggiamento verso l'AI.
Fonte: Alfacubo S.r.l., tramite il questionario compilato dalla direzione (art. 14.2.f GDPR).

Questi dati sono trattati unicamente per calibrare i contenuti della formazione, non vengono comunicati ad altri collaboratori, non confluiscono in valutazioni professionali e seguono gli stessi termini di conservazione descritti sotto. Anche in questo caso valgono tutti i diritti elencati più avanti, che puoi esercitare scrivendo a privacy@pairos.it.

Perché li trattiamo e su quale base giuridica

• Progettare il programma formativo sulle competenze e sui processi di lavoro reali del gruppo
• Restituire ad Alfacubo un quadro aggregato del gruppo
• Misurare l'efficacia del percorso confrontando la situazione prima e dopo

Base giuridica. Per il questionario collaboratori: legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR) a organizzare in modo efficace la formazione. Per il questionario direzione: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato (art. 6.1.b GDPR).

Per la sola segnalazione del nome ad Alfacubo come possibile referente interno sull'AI, la base giuridica è il consenso (art. 6.1.a GDPR), revocabile in qualsiasi momento.

Conferimento facoltativo. La compilazione del questionario è volontaria e nessuna risposta è obbligatoria per legge o per contratto. Non compilarlo, o lasciare in bianco alcune risposte, non comporta alcuna conseguenza sul rapporto professionale con Alfacubo: l'unico effetto è che il programma formativo risulterà meno calibrato sulle esigenze reali. Per il questionario della direzione, il mancato conferimento rende impossibile elaborare una proposta formativa su misura.

Chi vede cosa

Strumenti utilizzati e destinatari

Raccolta delle risposte. Il questionario è erogato tramite Tally (Tally Forms BV, Belgio), che agisce come sub-responsabile del trattamento. I dati sono conservati su server situati nell'Unione Europea.

Analisi delle risposte. Per l'elaborazione del quadro aggregato e la progettazione del programma, ci si avvale di strumenti di intelligenza artificiale forniti da Anthropic PBC (Stati Uniti), che agisce come sub-responsabile.

Ciò comporta un trasferimento di dati verso gli Stati Uniti. Il trasferimento avviene sulla base delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea (art. 46.2.c GDPR) e delle garanzie previste dal fornitore, che nei piani professionali non utilizza i contenuti trasmessi per l'addestramento dei propri modelli.

Lo dichiariamo esplicitamente perché riteniamo giusto che tu lo sappia prima di rispondere, non dopo.

Nessun altro destinatario. I dati non vengono ceduti, venduti o comunicati a terzi diversi da quelli sopra indicati. Non sono previsti trasferimenti verso paesi diversi da quelli menzionati.

Se in futuro uno di questi fornitori venisse sostituito, il nuovo fornitore sarà indicato in questa pagina con le medesime garanzie contrattuali, e gli interessati ne saranno informati prima che il cambio abbia effetto sui dati già raccolti.

Per quanto tempo li conserviamo

12 mesi dalla conclusione del percorso formativo, oppure 12 mesi dalla compilazione se la proposta non dà seguito a un incarico.

Il termine copre la call di verifica prevista a due settimane dalla fine del percorso e l'eventuale ripetizione della misurazione a distanza, utile a confrontare la situazione nel tempo.

Scaduto il termine, i dati vengono cancellati. Eventuali elaborazioni aggregate e prive di riferimenti individuali possono essere conservate oltre tale termine, in quanto non costituiscono più dati personali. Restano fermi gli obblighi di conservazione previsti dalla legge per la documentazione contrattuale e fiscale.

Come proteggiamo i dati

Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, ai sensi dell'art. 32 GDPR:

• Accesso agli account effettuato tramite autenticazione federata Google, protetta da verifica in due passaggi
• Accesso alle risposte limitato alla sola persona che eroga il servizio
• Eventuali copie locali su dispositivo con cifratura del disco e accesso protetto da credenziali
• Nessuna copia su supporti rimovibili o servizi non autorizzati
• Cancellazione delle copie di lavoro al termine dell'elaborazione
• Utilizzo esclusivo di piani professionali dei servizi indicati sopra, con esclusione contrattuale dell'uso dei dati per l'addestramento di modelli

In caso di violazione dei dati personali che comporti un rischio elevato per i diritti degli interessati, questi verranno informati senza ingiustificato ritardo, come previsto dall'art. 34 GDPR.

I tuoi diritti

Puoi in qualsiasi momento:

• Accedere ai dati che ti riguardano e chiederne copia (art. 15)
• Rettificare i dati inesatti o incompleti (art. 16)
• Cancellare i dati (art. 17)
• Limitare il trattamento (art. 18)
• Portabilità: ricevere i dati in formato strutturato (art. 20)
• Opporti al trattamento fondato sul legittimo interesse, per motivi legati alla tua situazione particolare (art. 21)
• Revocare il consenso relativo alla segnalazione come referente interno, in qualsiasi momento e senza dover motivare la scelta (art. 7.3)

Per esercitare questi diritti scrivi a privacy@pairos.it oppure a info@alfacubo.it. Riceverai risposta entro 30 giorni.

L'esercizio dei diritti è gratuito. Nei casi previsti dall'art. 12.5 GDPR, per richieste manifestamente infondate o eccessive, può essere addebitato un contributo spese ragionevole oppure la richiesta può essere rifiutata con motivazione scritta.

Se ritieni che il trattamento violi il Regolamento puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma, protocollo@gpdp.it, garanteprivacy.it) o rivolgerti all'autorità giudiziaria.

Responsabile della protezione dei dati. Non è stato nominato un DPO: il trattamento non rientra nei casi di nomina obbligatoria previsti dall'art. 37 GDPR. Per ogni questione in materia di protezione dei dati il riferimento è privacy@pairos.it.

Processo decisionale automatizzato

Le risposte contribuiscono a un indicatore sintetico di maturità nell'uso dell'AI, calcolato a livello di gruppo.

Nessuna decisione che produca effetti giuridici o incida significativamente sulla persona viene presa in modo automatizzato (art. 22 GDPR). L'indicatore serve a calibrare i contenuti della formazione, non a valutare le persone, e non viene utilizzato per finalità di gestione del personale.

Aggiornamenti di questa informativa

Questa informativa può essere aggiornata se cambiano gli strumenti utilizzati, le finalità o la normativa applicabile. La data di ultimo aggiornamento è indicata in fondo alla pagina. In caso di modifiche sostanziali, gli interessati vengono avvisati per iscritto prima che le modifiche abbiano effetto sui dati già raccolti.